Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

Webreceptie ("wij", "ons") is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

• E-mail: info@webreceptie.nl
• Vestigingsplaats: [PLAATS INVULLEN]
• KvK-nummer: [KVK-NUMMER INVULLEN]

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Wij verwerken de volgende (mogelijke) persoonsgegevens, afhankelijk van hoe je onze website en diensten gebruikt:

• Contactformulier, vragenlijst / aanvraag kennismaking: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, de inhoud van je bericht en je antwoorden in de vragenlijst (zoals je vak, werkgebied en wensen voor je website). Je telefoonnummer invullen is optioneel; als je het doet, gebruiken wij het alleen om over je aanvraag contact met je op te nemen.
• AI-receptionist (indien je klant bij ons wordt): telefoonnummer van de beller, gespreksinhoud (voor het beantwoorden van vragen en het inplannen van afspraken), en eventuele afspraakgegevens. Deze gegevens worden verwerkt namens onze klant (de ondernemer die de AI-receptionist gebruikt).
• Websitegebruik: technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en bezochte pagina's, voor zover verzameld via functionele of analytische cookies (zie hoofdstuk 6).

Wij verzamelen niet meer gegevens dan noodzakelijk voor de hieronder genoemde doeleinden.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens

• Om contact met je op te nemen na een aanvraag voor een kennismaking of offerte.
• Om de overeengekomen dienst te leveren (het bouwen van een website en/of het inrichten en laten functioneren van een AI-receptionist).
• Om onze dienstverlening te verbeteren en technische problemen op te lossen.
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld administratie- en bewaarplicht).

4. Rechtsgrondslag

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende grondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer je klant bij ons wordt.
• Toestemming: bijvoorbeeld bij het invullen van het contactformulier.
• Gerechtvaardigd belang: zoals het verbeteren van onze dienstverlening en beveiliging van onze website.
• Wettelijke verplichting: zoals fiscale bewaarplicht.

5. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor administratieve gegevens). Contactformuliergegevens van aanvragen die niet tot een overeenkomst leiden, bewaren wij maximaal [invullen, bijv. 12 maanden].

7. Delen met derden

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder:

• Hostingpartij (Vercel): voor het hosten van onze website. Gegevens kunnen hierbij (deels) buiten de EU worden verwerkt; Vercel hanteert passende waarborgen (zoals EU-standaardcontractbepalingen) voor internationale doorgifte.
• E-maildienst (Resend): berichten uit het contactformulier worden via de e-maildienst Resend (Plus Five Five, Inc.) per e-mail aan ons doorgestuurd. Resend slaat deze gegevens op in de Verenigde Staten. De doorgifte vindt plaats op basis van de EU-standaardcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst van Resend; daarnaast neemt Resend deel aan het EU-VS Data Privacy Framework.
• AI-taalmodel-leverancier (Anthropic): voor het laten functioneren van de AI-receptionist/AI-assistent. Ook hier gelden passende waarborgen voor eventuele doorgifte buiten de EU.

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

8. Gebruik van kunstmatige intelligentie (AI)

Bij (een deel van) onze dienstverlening maken wij gebruik van kunstmatige intelligentie (AI), met name bij de AI-receptionist/virtuele AI-assistent. Conform de Europese AI-verordening (AI Act), die ook in Nederland rechtstreeks geldt, informeren wij je hierover:

• Transparantie: wanneer je belt met de AI-receptionist van een klant van ons, word je hierover geïnformeerd — het moet voor jou duidelijk zijn dat je met een AI-systeem communiceert en niet met een mens, tenzij dit al evident is uit de context.
• Geen volledig geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen: de AI-assistent beantwoordt vragen en plant afspraken in, maar neemt geen besluiten die aanzienlijke rechtsgevolgen voor jou hebben zonder mogelijkheid tot menselijke tussenkomst. Twijfel je over een gemaakte afspraak of gegeven antwoord, dan kun je altijd rechtstreeks contact opnemen met de betreffende onderneming.
• Menselijke controle: onze klanten (de ondernemers die onze AI-receptionist gebruiken) houden zeggenschap over de instellingen en inhoud van de AI-assistent en kunnen altijd handmatig ingrijpen.
• Geen geautomatiseerde profilering: wij gebruiken de via de AI-assistent verkregen gegevens niet voor geautomatiseerde profilering van bellers.

[Dit hoofdstuk verder aan te vullen zodra definitief bekend is welk specifiek AI-model/platform gebruikt wordt en welke concrete waarborgen daarbij horen — check bij publicatie ook de meest actuele stand van de AI-verordening, aangezien de verplichtingen gefaseerd in werking treden.]

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

10. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken.
• Recht op rectificatie: je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: je kunt ons vragen je gegevens te verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op bezwaar tegen de verwerking.
• Recht op dataportabiliteit: je kunt je gegevens in een gestructureerd formaat opvragen.

Je kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@webreceptie.nl. Wij reageren binnen 4 weken op je verzoek.

Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) als je van mening bent dat wij niet correct met je gegevens omgaan.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is altijd op deze pagina te vinden.

12. Contact

Vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan? Neem contact op via info@webreceptie.nl.