Blog · Bereikbaar
Zo werkt een AI-telefoonassistent, in 4 stappen
Door Webreceptie · · bijgewerkt · 2 min lezen
Een AI-telefoonassistent neemt de telefoon op als jij dat niet kunt. Maar hoe werkt dat nu precies? Hieronder leggen we het uit in vier stappen, zonder technische taal.
1. Een klant belt je bedrijf
Je klant belt zoals hij altijd doet. Kun jij niet opnemen, dan neemt de assistent het gesprek aan. Dat regel je met doorschakelen: je telefoon stuurt het gesprek door als jij niet opneemt.
Je kunt ook kiezen dat de assistent alle gesprekken aanneemt, bijvoorbeeld buiten je werktijden.
Tip
Denk eens na: hoe vaak gaat jouw telefoon terwijl je aan het werk bent?
2. De assistent neemt op met jouw bedrijfsnaam
De assistent spreekt gewoon Nederlands, is vriendelijk en weet wat jouw bedrijf doet. De beller hoort je bedrijfsnaam, net als wanneer jij zelf opneemt.
Vraagt een beller of hij met een computer praat? Dan zegt de assistent eerlijk dat hij een digitale assistent is.
Tip
Jij bepaalt wat de assistent zegt en wat hij weet.
3. Hij beantwoordt vragen
Openingstijden, werkgebied, wat je doet en wat het ongeveer kost: de assistent geeft antwoord met de informatie die jij opgeeft. Weet hij iets niet, dan verzint hij niets. Hij noteert de vraag, zodat jij terugbelt.
Zo hoef jij niet tien keer per dag dezelfde vraag te beantwoorden.
Tip
Zet de vragen die je het vaakst krijgt op een rij. Daar begin je mee.
4. Hij zet de afspraak in je agenda
Wil de beller een afspraak? De assistent kijkt wanneer je vrij bent en plant de afspraak meteen in. Jij ziet hem gewoon in je agenda staan, met de naam en het nummer van de klant.
De klant heeft meteen duidelijkheid en jij hoeft niet terug te bellen om iets te plannen.
Tip
Jij werkt door. De afspraak staat er al.